Um Excelente Plano de Contingência em 5 Passos

Plano de contingência

O plano de contingência consiste em um planejamento preventivo para as organizações, com o intuito de avaliar cenários possíveis que podem afetar o seu empreendimento negativamente e, desse modo, propor soluções alternativas para minimizar os danos.

Sendo assim, o objetivo principal é orientar os colaboradores e gestores diante de uma situação inesperada ou evento indesejado, para que as ações de prevenção possam ser acionadas o quanto antes.

Por exemplo, no lançamento de um novo negócio, mais do que pensar em questões de panfleto inauguração, também é necessário avaliar os aspectos negativos do evento (chuvas, falta de energia elétrica, atraso de funcionários, etc).

Assim, quando algum acontecimento negativo ocorrer, a organização já sabe exatamente o que deve ser feito, a fim de evitar maiores repercussões que podem afetar negativamente a marca, bem como causar gastos excessivos.

O artigo de hoje vai tratar justamente sobre esse tema, mostrando o porquê ter um plano de contingência para o seu negócio e como elaborar um planejamento assertivo.

Acompanhe a leitura e saiba mais!

Como dito anteriormente, o plano de contingência é um documento elaborado em caráter preventivo e alternativo, que visa atender um determinado evento inesperado.

Recentemente, tivemos uma boa ilustração da importância do plano, a partir do decreto de estado de calamidade pública diante da pandemia da Covid-19 e a implantação de medidas de isolamento social, incluindo o fechamento dos comércios.

Diante disso, não só os órgãos públicos, mas vários setores da sociedade tiveram que propor ações para minimizar os dados e continuar ofertando serviços à população.

Por exemplo, com o fechamento das academias, muitos estabelecimentos fitness tiveram que elaborar um plano de contingência às pressas, reduzindo custos e oferecendo aula de musculação para terceira idade em plataformas online, para manter um pouco dos lucros.

Ou seja, o planejamento irá apontar, de maneira clara e precisa, as iniciativas e responsabilidades da organização para enfrentar a adversidade. 

Desse modo, o documento deve orientar, organizar e dar as respostas necessárias para combater as consequências e impactos do evento.

A elaboração de um plano de contingência não é uma tarefa simples, visto que é necessário analisar os cenários possíveis, levantando informações relevantes a respeito das situações excepcionais e resultados causados por esses acontecimentos.

De acordo com o ramo da segurança, a palavra “contingência” significa algo incerto ou eventual, que pode ocorrer ou não, dependendo de circunstâncias específicas.

Portanto, mesmo com um planejamento assertivo, isso não é garantia de eficácia organizacional, já que as situações podem se modificar.

Por exemplo, na locação de vasos para casamento, o plano de contingência pode abranger danificação dos artigos em caso de quebra acidental. No entanto, pode ocorrer um roubo no local e a organização do evento não ter se preparado para isso.

Mesmo assim, ter um plano de contingência significa saber como lidar com essas eventualidades da melhor forma possível. 

Ou seja, mesmo sem o roubo estar previsto, os organizadores do casamento já têm uma ideia de como se portar.

No caso dos órgãos públicos, os planos de contingência são obrigatórios, previsto pela Lei no 12.608/12, que instituiu a Política Nacional de Proteção e Defesa Civil. 

Sendo assim, as autoridades têm o dever de propor alternativas para minimizar os riscos à população, especialmente em eventos que são um risco à vida, como é o caso da pandemia do novo coronavírus.

Por esse motivo, elaborar um planejamento para situações inesperadas é uma forma de já se preparar, tendo em mãos os instrumentos necessários para garantir o mínimo de danos à terceiros e à sociedade.

Como o próprio nome sugere, um plano de contingência é feito a partir de um planejamento prévio, com análise dos fatores ambientais externos e internos que podem ocasionar eventualidades inesperadas.

A seguir, confira algumas dicas para a elaboração de um plano de contingência efetivo.

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1 – Monte um comitê de gestão de crise

O primeiro passo para iniciar o plano de contingência é ter um comitê de gestão de crise dentro da sua organização. 

Essa equipe deve ser multidisciplinar, com profissionais empenhados e que tenham know-how suficiente para aplicar métodos para resolução de problemas.

Por exemplo, em uma empresa de automação residencial pelo celular, é importante que o comitê conte com a presença de um programador com conhecimento na tecnologia utilizada, mas também de outros profissionais, como gerentes, administradores, etc.

Dessa forma, é possível orientar as melhores ações, em caso de pane no sistema, problemas de uso, entre outras adversidades que podem prejudicar a qualidade do serviço.

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2 – Faça uma análise dos riscos

Após montar o comitê de gestão de crise, é o momento de preparar a análise de risco. 

Isso é feito como uma espécie de brainstorming, em que os profissionais envolvidos refletem sobre possíveis cenários impactantes na organização. Eles podem ser:

  • Desastres ambientais;
  • Crise de mercado;
  • Políticas públicas;
  • Danificação de estruturas;
  • Erros humanos;
  • Entre outros.

Para que a análise de riscos tenha uma alta precisão, é necessário acompanhar com frequência as ações operacionais de cada um dos setores da empresa. 

Dessa forma, o comitê terá em mãos os indicadores de desempenho, que podem evidenciar as fragilidades de cada departamento.

Por exemplo, no serviço de instalação de portaria remota intelbras, o comitê pode avaliar que um dos problemas está na integração entre as tecnologias, o que pode causar falhas no serviço e comprometer a imagem da organização.

A avaliação das operações também mostra uma interdependência dos processos, sendo possível determinar as prioridades dentro da empresa que necessitam de contingência.

3 – Determine estratégias de recuperação

Após avaliar os indicadores de desempenho, o próximo passo é elaborar as estratégias mais eficazes para solucionar os possíveis problemas levantados. 

Essa é a etapa mais importante do plano de contingência, pois diz respeito às soluções para minimizar os impactos.

O ideal é elaborar estratégias fáceis de serem colocadas em prática, aproveitando ao máximo das ferramentas disponíveis na sua empresa (recursos humanos, financeiros, tecnológicos, entre outros).

Por exemplo, na danificação de uma placa em acrilico para fachada, uma estratégia viável é identificar se a organização tem um artigo de substituição. 

Caso contrário, é necessário encomendar outra placa, com uma das fabricantes parceiras, sendo possível fechar um negócio mais acessível financeiramente.

4 – Escreva o guia do plano

Depois de levantar os riscos possíveis e as estratégias viáveis para conter os danos, o próximo passo é reunir todas essas informações em um só documento. 

Dessa forma, os colaboradores podem consultar o plano de contingência muito mais facilmente.

Para isso, é fundamental adotar uma linguagem objetiva, clara e transparente, como uma espécie de “guia”, com as etapas que devem ser cumpridas.

Por exemplo, se uma estratégia é fazer a limpeza para evento, em caso de algum incidente, o plano de contingência deve conter todos os materiais necessários para a higienização, como iniciar a limpeza, duração do trabalho, pessoas envolvidas, etc.

Com todos os dados explanados de forma objetiva, fica mais fácil cumprir todos os pré-requisitos para colocar o plano de contingência em prática.

5 – Faça testes e revisões

O plano de contingência não deve ser aplicado somente em situações de caráter emergencial. Ao contrário disso, vale a pena testar as iniciativas, para verificar se elas realmente serão eficazes diante de uma situação inesperada.

Um exemplo clássico é o treinamento para brigadas de incêndio, em que são realizadas simulações para avaliar a dinâmica da equipe na contenção do fogo.

Para isso, uma dica é fazer a impressão de foto a laser do plano de contingência para cada um dos envolvidos e propor testes para avaliar a eficácia do planejamento.

periódicas.

Novamente, a crise do coronavírus é um grande exemplo para as organizações, que tiveram que elaborar novos planos de contingência, diante dessa nova realidade, além de considerar a importância do capital humano.

O plano de contingência é um documento fundamental nas organizações públicas e privadas. Ele serve para avaliar os cenários possíveis e propor ações para conter danos, diante de situações adversas que podem impactar as operações.

Além disso, o plano de contingência também visa minimizar gastos, bem como problemas que podem atingir os colaboradores e toda a sociedade. 

Por esse motivo, a recomendação é que toda a companhia tenha um planejamento em mãos.

Para as organizações públicas, o plano de contingência não somente é necessário como é previsto em lei, especialmente diante de situações que podem colocar à vida em risco.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.



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