Projetos colaborativos: Como coordenar?

Um projeto colaborativo é necessário para aprimorar a comunicação em uma empresa, que por sua vez é fundamental para o desempenho entre as equipes, melhorando os produtos e serviços em questão de qualidade.

Esse projeto precisa ser realizado por profissionais multidisciplinares e originários de diferentes áreas da organização.

A falta de alinhamento de qualidade leva a perda de funções e falhas nos canais de informação, o que, naturalmente, prejudica a comunicação.

Quando isso acontece, também notamos um desperdício de recursos, o que estende ainda mais os prazos, deixando os clientes insatisfeitos.

Da mesma maneira, a falta de comunicação pode comprometer o projeto por conta de falhas que às vezes podem ser irreversíveis.

O melhor a se fazer é investir em canais de comunicação inteligentes que melhoram a execução das tarefas, otimizam os recursos, formam uma equipe mais engajada e atendem aos objetivos dentro do prazo.

A comunicação é a base fundamental para qualquer trabalho, independentemente do setor ou do tamanho do negócio. Os projetos colaborativos têm a função de aprimorar a comunicação, portanto, você precisa saber algumas coisas sobre eles.

Neste artigo, vamos explicar o seu conceito, porque deve ser desenvolvido e quais são as ferramentas que podem ser utilizadas para aprimorar esse processo. Acompanhe!

Entendendo o significado de um projeto colaborativo

Os projetos colaborativos são importantes para promover a integração dos profissionais com os objetivos da companhia, de modo que compartilhem conhecimentos e tragam estratégias para a elaboração de uma tarefa.

Eles ajudam a complementar as competências da empresa e seus funcionários, aumentando o valor agregado e levando a uma produção inovadora.

Dentro de um fabricante de desengraxante para aluminio, essa colaboração combina o conhecimento técnico e a experiência dos profissionais, para assim promover atividades integradas.

As soluções oferecidas pela empresa são desenvolvidas com base no conhecimento em diferentes áreas e passam por muitas mãos. É assim que elas recebem o melhor de cada profissional dentro da corporação.

Para desenvolver esses projetos é necessário o relacionamento Inter organizacional, para que haja um gerenciamento participativo, com interatividade e direcionando uma rede de pessoas a um único objetivo.

Agora que você já sabe qual é o conceito de projetos colaborativos, no próximo tópico, vamos falar um pouco sobre a sua importância.

Por que investir em projetos colaborativos

Investir em projetos colaborativos traz muitas vantagens, a começar pelos membros da equipe que se tornam mais independentes e, por conta disso, eles são mais criativos e inovadores.

Assim, a empresa é capaz de eliminar as relações hierárquicas e o relacionamento entre todos os membros da equipe é consideravelmente melhor.

O clima organizacional deixa de ser competitivo e os profissionais compartilham seus conhecimentos e competências, o que torna todos mais engajados.

Tanto em uma grande fábrica quanto em uma empresa que vende açaí em atacado, a comunicação entre a equipe é algo permanente. Sendo assim, todos podem propor suas ideias e colaborar com o projeto.

Os colaboradores se tornam mais confiantes, o que gera impactos positivos em seu desempenho e produtividade.

Mesmo não havendo uma hierarquia bem definida, é necessário que as pessoas sejam supervisionadas e motivadas, pois isso evita desmotivação e efeitos opostos.

É a competência, o comprometimento e a motivação de cada colaborador que garante o sucesso de um projeto colaborativo. Portanto, a cooperação, inovação e produtividade devem ser priorizadas.

Esses projetos dependem do uso de algumas ferramentas, e vamos falar sobre elas no próximo tópico.

Ferramentas úteis para os projetos colaborativos

Os projetos colaborativos são importantes para as empresas, e hoje em dia elas podem contar com ferramentas online para melhorar a sinergia entre os colaboradores, melhorando a produtividade Denis.

Dentre as principais ferramentas que uma empresa pode utilizar em seus projetos colaborativos estão:

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Assinatura eletrônica

Um sistema de assinatura eletrônica permite validar, dentro do âmbito jurídico, qualquer tipo de documento eletrônico.

Ao utilizar essa ferramenta, fabricante de porta caneta acrílico consegue validar as assinaturas de seus documentos, como se eles tivessem sido assinados a próprio punho.

A autenticidade dos documentos é garantida por meio de algoritmos de criptografia assimétrica. Podemos formalizar contratos a distância, garantir o andamento dos projetos e fechar negócios.

Esta é uma maneira inteligente de otimizar o tempo dos colaboradores e dos clientes, e você pode encontrar essa ferramenta por meio de vários desenvolvedores.

Ferramenta Trello

Essa ferramenta é uma das principais quando se trata de gerenciamento de projetos. Sua base é um sistema de kanban, além de um esquema de quadros, listas de cartões que organizam o fluxo das atividades.

Ao utilizá-la, fabricante de totem fotografico conta com um aplicativo flexível, que possibilita uma grande variedade de usos e modos de gerenciamento.

Você pode contar com plugins e com isso incluir várias funcionalidades e realizar integrações com outros serviços, como o Google Drive.

Slack

Para melhorar a comunicação e integrar as equipes remotas, esse sistema é indicado porque forma um ecossistema avançado em que os funcionários podem se comunicar por meio de mensagens instantâneas, transferir arquivos e utilizar um sistema de busca.

Ele também pode ser integrado a outras ferramentas colaborativas, como no caso do Trello que mencionamos anteriormente.

Dropbox

O Dropbox possui muitos concorrentes, entretanto, é considerado o serviço de armazenamento em nuvem mais eficiente e estável.

As organizações contam com muitas ferramentas, inclusive aquelas direcionadas à qualificação de desempenho. Todas elas são eficientes, mas o Dropbox faz parte de sistemas operacionais de dispositivos móveis e desktop, incluindo o Linux.

Sua tecnologia Smart Sync consegue sincronizar todos os dispositivos do usuário que estejam conectados à mesma rede, o que torna o processo mais rápido.

Google Keep

Esse aplicativo de notas tem como prioridade a simplicidade e eficiência. Sua inspiração foram os post-its, por isso, exibe breves anotações é um painel, muito semelhante há um quadro com post-its fixados, e você pode registrar:

• Texto;
• Listas;
• Fotos;
• Áudios.

Para que o gerenciamento do sistema seja ainda mais eficiente, é possível configurar lembretes para as notas. Elas podem ser compartilhadas com outros membros da equipe, o que melhora ainda mais a realização das tarefas.

Evernote

No mesmo sentido temos o Evernote, que eleva o gerenciamento de notas há uma qualidade superior. Os usuários podem capturar imagens, arquivos em PDF, vídeos, textos e áudios, dentre outros tipos de arquivos.

Por meio da extensão Web Clipper, que encontramos nos principais navegadores, conseguimos capturar páginas completas na internet.

Todos as notas de uma empresa de registro na antt são organizados em cadernos, além de utilizar um sistema de tags eficiente, que melhora ainda mais o gerenciamento.

Por meio desse software, os gestores conseguem gerir projetos inteiros junto de sua equipe, de maneira muito mais prática e tecnológica.

Wunderlist

Essa ferramenta é utilizada para gerenciar tarefas, sendo um dos softwares colaborativos mais conhecidos com esse propósito.

Ele gerencia e sincroniza lembretes e tarefas em todos os dispositivos do usuário. Sua versão Pro permite o trabalho em equipe, além da possibilidade de compartilhar e delegar afazeres com os funcionários.

Google documentos

O Google Documentos e Google Planilhas são ótimas ferramentas para compartilhamento de arquivos. O Google Documentos tem como foco a criação, edição e revisão de textos, e o Google Planilhas permite a criação de tabelas, listas, análise de dados e cálculos.

Por meio deles, uma empresa de aluguel de aparelhos esteticos pode realizar um trabalho colaborativo, tendo em vista que as ferramentas permitem um trabalho em conjunto, de maneira simultânea diz colaboradores podem se comunicar por meio de comentários.

Redbooth

Essa ferramenta não é muito conhecida no Brasil, mas é tão boa quanto as outras que são mais populares, como no caso do Trello.

Entretanto, esse software se destaca por ser mais completo, oferecendo recursos que seus concorrentes ainda não são capazes.

O gerenciamento das equipes pode ser feito por meio de compartilhamento e monitoramento de tarefas, que são destinadas a grupos ou membros individuais.

Dessa forma, os membros de um escritório podem trocar mensagens sobre um projeto de arquitetura para berçários, por meio dessa plataforma, além de enviar arquivos e criar notas.

Outro de seus diferenciais é a possibilidade de realizar chamadas por videoconferência, além de armazenamento ilimitado e geração de relatórios gráficos.

Google Drive

Poder armazenar arquivos em nuvem é uma necessidade e se tornou algo indispensável para a realização de projetos colaborativos.

O Google Drive atende bem a essa necessidade, e por essa razão tem crescido muito nos últimos anos.

Além da função básica de armazenamento de arquivos, a ferramenta também permite a integração com outras soluções da web.

Num exemplo clássico de uso do Google Drive, todos os nossos e-books gratuitos nós guardamos e distribuímos a partir deste serviço do Google.

Conclusão

A maioria das empresas utiliza uma ou mais dessas ferramentas para os seus projetos colaborativos. Você pode escolher aquela que atende melhor às suas necessidades, e assim melhorar a produtividade da sua equipe.

Dessa forma, seus colaboradores serão integrados ao projeto, se sentirão mais engajados e trarão ótimos resultados.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.