Uma forma de conseguir estruturar uma estratégia de forma eficiente e conseguindo validar as etapas é por meio de um fluxograma. Veja como é fácil!
O seu projeto tem etapas bem elaboradas, ele define todos os passos e métodos de realização? Um fluxograma pode te ajudar nessa tarefa.
A partir da elaboração do fluxograma, é possível ter acesso a diversos benefícios, como aumento de produtividade e da qualidade.
Basicamente, ele se refere a um detalhamento do sequenciamento das atividades de um projeto, ou seja, coloca todas as etapas necessárias de acordo com a ordem de acontecimento.
Geralmente, são usados símbolos para realizar a representação gráfica das etapas do projeto.
Isso, consequentemente, estabelece uma sequência de passos a serem realizados para a sua conclusão.
O seu principal objetivo é ajudar e facilitar a compreensão de todo o processo a ser realizado através do desenho de todas as etapas a serem cumpridas.
Sendo, por isso, um recurso que garante qualidade de gestão de empresas.
Por exemplo, o fluxograma de uma empresa eletrodomésticos deve conter desde o momento de definição dos objetivos e as ações para alcançá-lo até as reuniões e atos cotidianos, como a criação do contrato de manutenção preventiva de ar condicionado.
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Como funciona o fluxograma
O fluxograma pode ser dividido em etapas, as quais serão representadas por símbolos que influenciarão a leitura do processo.
É importante ressaltar que ele deve se adaptar de acordo com os desejos de cada empresa e se adequar a cada realidade.
Quando um processo é delimitado por um círculo em volta do tópico significa o início ou fim daquele processo.
Deve-se entender que todo processo deve ter um início e um fim, então esse símbolo deverá ser usado com certa frequência.
Já ao desenhar um retângulo em volta do processo serve para definir as etapas que precisam ser realizadas durante o processo. Assim, ele é o símbolo mais utilizado nos fluxogramas.
As setas se referem ao fluxo que os colaboradores devem seguir durante o decorrer do processo, isso é, a ordem em que as etapas precisam ser realizadas.
Ele é extremamente importante, uma vez que indica como ler o projeto e deve ligar todas as etapas.
Quando aparece um trapézio isósceles significa que aquela parte do projeto precisa ser realizada manualmente.
Exemplo disso, uma empresa de lavagem de estofados ter que limpar todas as máquinas no final do expediente.
Ao surgir um retângulo, mas com a parte de baixo sendo uma linha sinuosa significa que é uma etapa que gera um documento.
Se forem gerados mais de um, é possível utilizar uma sobreposição desse símbolo várias vezes.
Por exemplo, no processo de venda de uma casa de repouso para idosos, ele pode surgir quando houver uma proposta comercial e no momento de fechamento de contrato.
Em casos de necessidade de incluir um tempo de espera entre uma etapa e outra, como enviar um documento dois dias depois da fase anterior, é necessário usar um meio círculo, como uma lápide de cemitério de lado.
A presença do losango no fluxograma indica que aquela etapa depende de uma decisão para conseguirem seguir para a próxima etapa.
Um exemplo, uma empresa precisa da resposta de um cliente para prosseguir, representando isso pelo losango.
Se o fluxograma for muito grande ou complexo, surge a necessidade de utilizar um círculo completo para mostrar a conexão entre uma etapa e outra.
Sua utilização é mais comum em situações em que elas ficam muito distantes e as setas ficariam confusas.
É importante entender que os fluxogramas podem disponibilizar dois caminhos diferentes a serem seguidos dependendo do andamento daquela etapa.
Assim, uma empresa cria um fluxograma para criar uma padronização do atendimento.
Ela pode inserir uma etapa “perguntar se já tem seguro no veículo” e disponibilizar uma ação se a resposta for sim e se for não.
Em casos de sim, ela pode seguir para a próxima etapa, enquanto, em casos de não, deve haver uma etapa adicional de encaminhar o cliente para a criação de um seguro.
Quando esse passo for concluído, ele pode retornar para o fluxo normal, por exemplo.
Deve-se compreender que existem diversos outros símbolos que podem facilitar a compreensão, mas os acima são os mais utilizados, e consequentemente, os mais importantes a serem incluídos durante a criação de um.
Bonanças de usar esse recurso
Importante lembrar, que utilizar uma representação por meio de um desenho de todo um projeto complexo pode ser algo muito benéfico para uma empresa e o desenvolvimento de uma estratégia.
Por isso, serão analisados os motivos que comprovam a sua importância.
Facilitação da visão geral do processo
Geralmente, em processos muito longos ou que precisam de diversas etapas, os colaboradores podem ficar perdidos na visão geral e gerar dúvidas dos objetivos de cada uma de suas ações.
Por meio do fluxograma, é possível ter uma visão geral de tudo que precisará ser feito, entendendo o destino de cada etapa e qual o objetivo final, o que facilita a compreensão geral do projeto.
Além disso, é uma forma de organizar com antecedência o que cada um precisa fazer, sem ter o perigo de faltar algum material ou se deparar com qualquer imprevisto enquanto o processo já está em curso, o que poderia atrasar ou prejudicar o seu andamento.
Por exemplo, uma empresa deseja realizar um exame periódico trabalhista, consegue comprar todos os materiais para a sua realização antes de iniciá-lo, conseguindo acelerar o processo de execução e não ter que parar o projeto por falta de recursos disponíveis.
Dessa maneira, é possível aumentar a produtividade dos funcionários, pois eles conhecem o que fazem e sabem como ajudar a empresa, aumentando a sua motivação para crescer junto com ela.
Padronização das ações
Quando se cria um documento com todos os passos que precisam ser seguidos, assim como os colaboradores responsáveis por cada um deles, torna-se mais fácil a compreensão e o acesso ao projeto em geral, diminuindo a taxa de erros e de retrabalho.
Isso porque cada um sabe o que precisa fazer e não realiza atividades que não são de sua responsabilidade.
Além de ter um acesso claro às suas ações, diminuindo o risco de fazer algo errado ou que não teria necessidade para o projeto.
Ademais, em casos de dúvida, eles conseguem acessar facilmente o fluxograma e entender o que precisam fazer, sem realizar qualquer coisa, simplesmente para cumprirem o prazo necessário.
Isso gera também um aumento da produtividade, pois processos padronizados permitem que os colaboradores não gastem tempo com atividades sem fundamento ou que não serão essenciais para o desenvolvimento do projeto.
Assim, se uma empresa de gerador de energia para casas deseja aumentar o alcance de sua marca, no fluxograma não constará desenvolver novos produtos naquele momento, fazendo com que ninguém se dedique a essa atividade que não ajudará no momento.
Elevação das oportunidades de melhoria
Estabelecer o uso de um fluxograma no cotidiano de uma empresa faz com que ele tenha que ser revisitado constantemente, exigindo uma análise crítica de todo o processo e das etapas que foram e serão realizadas.
Dessa forma, há um aumento da possibilidade de identificação de falhas e do encontro de oportunidades de melhoria.
Assim, podendo deixá-lo sempre atualizado e otimizado em relação à realidade da empresa sempre que ela mudar.
Por exemplo, uma empresa de painéis de distribuição que utiliza o fluxograma pode ter testado uma etapa, mas, depois, encontrou uma forma mais ágil de realizá-la, conseguindo mudar esse ponto e garantir que nas próximas execuções o processo seja melhorado.
É importante ressaltar que isso acontece continuamente, pois os colaboradores precisam estar em contato com o projeto e suas etapas durante todo o tempo, o que permite um contato mais próximo e constante com ele.
Direcionamento em momentos de falha
Em alguns momentos, a equipe pode ficar perdida ou experienciar falha em certas etapas de um projeto, o que pode ser revertido com o uso de um fluxograma, pois ele apontará para a direção correta e conseguirá mostrar o que está errado.
Pelo fato de o fluxograma conter todas as direções e ações que devem ser tomadas pelos funcionários, ele demonstra o padrão que precisam seguir para realizar as atividades.
Com isso, dão um direcionamento quando não estiverem conseguindo prosseguir com as etapas.
Como elaborá-lo
Dessa maneira, para conseguir ter acesso a todos os benefícios que um fluxograma pode fornecer a uma empresa que o utiliza, é imprescindível saber como elaborá-lo.
Por esse motivo, serão fornecidas algumas dicas:
- Escolha o processo que será mapeado;
- Escolha onde ele será criado: internet, papel, post-it;
- Defina o seu nível de detalhamento;
- Realize uma reunião com os envolvidos para definir as etapas;
- Liste todas as tarefas necessárias;
- Seja realista e anote como elas realmente acontecem;
- Desenhe de fato o fluxograma;
- Utilize diversos ícones;
- Conecte as atividades corretamente;
- Faça uma revisão;
- Use várias cores;
- Facilite a compreensão e seja claro.
Essas são algumas das práticas que podem ajudar a elaborar um fluxograma de qualidade e que pode de fato ajudar a empresa na organização do seu projeto.
Gerador de fluxograma
Se você procura por um gerador de fluxograma, existem muitos espalhados pela internet e um simples busca te dará uma direção.
O que podemos dizer é que o próprio Canva facilita na criação de fluxogramas gratuitos.
Sim! A inscrição no Canva e o uso do editor de mapas mentais são totalmente gratuitos. A maioria dos templates e imagens prontos para usar também é gratuita.
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Conclusão
Lembre-se, um fluxograma é um recurso muito eficiente para garantir a melhora do desenvolvimento dos projetos da empresa, melhorando, como consequência, seus resultados.
Entretanto, é importante destacar que deve-se seguir algumas dicas para garantir que ele seja criado da melhor maneira e que permita o seu uso de maneira eficiente.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
