Em qualquer situação onde uma empresa busca a qualidade dos seus produtos, focando na melhoria contínua, adotar o ciclo PDCA torna-se o melhor método de gestão.
O termo vem do inglês, onde “P” significa planejar ou organizar (plan), “D”, realizar ou fazer (do), “C¨”, checar ou verificar (check) e “A”, agir ou atuar (act).
Ele pode ser aplicado na solução de problemas na empresa de limpeza de pedra portuguesa, por exemplo.
Esse método também é conhecido como círculo/ ciclo/ roda de Deming ou ciclo de Shewhart, seu criador, na década de 1920. A ferramenta é usada para o controle contínuo nos processos de qualidade, evitando problemas no resultado final.
A sua utilização garante uma linha de produção com bom desempenho, sem que ocorra muitos problemas em produtos como bandeja deslizante para rack 19, onde uma equipe treinada analisa os dados e identifica qual é a maior fraqueza deste tipo de negócio.
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Etapas do ciclo PDCA
São quatro etapas que precisam ser desenvolvidas de forma cíclica buscando resolver um problema-chave dentro de um negócio e os planos de ação adotados nem sempre são fáceis de serem aplicados.
As etapas são as seguintes:
- Planejar;
- Fazer;
- Checar;
- Agir.
Na etapa do planejamento, a empresa de tratamento de concreto aparente precisa identificar os problemas que giram em torno do negócio, observando como eles estão afetando o desenvolvimento das negociações, propondo para isso planos de ação.
Quando estes problemas são identificados, é primordial observá-los sob diversos ângulos, na tentativa de desdobrá-los em problemas menores, analisando quais são as suas características.
O tempo, local, tipo ou sintoma são aspectos específicos que devem ser analisados no tratamento de fissuras em concreto armado, para a coleta de dados, estabelecendo metas e planos de ação para cada problema menor desdobrado.
A fase mais complicada da análise é descobrir as causas que estão influenciando os problemas e é essencial neste momento envolver todas as pessoas responsáveis pelo processo, para ajudar na identificação das causas.
As pessoas envolvidas devem anotar o maior número de causas e estabelecer a relação de causa e efeito, tendo como conduta eliminar as causas menos prováveis e focar nas causas mais prováveis.
Todas as hipóteses precisam ser testadas como experimentação para que se confirme se existe ou não a relação entre a causa e o problema no quarto infantil planejado, identificando se o problema é relevante ou não.
Quando for solucionada a relação causa e efeito, as os planos de ação definidos, devem atuar sobre a causa do problema e não sobre os efeitos e as soluções precisam ser as melhores possíveis.
As soluções devem ser diferentes, para que se possa definir o que, quando, por quem, onde e por que a meta deve ser atingida.
Ela, por sua vez, precisa ser específica, mensurável, atingível e relevante e deve ser atingida dentro de um determinado período de tempo em uma empresa de tornearia e solda, por exemplo.
Fazer, checar e agir constituem a última etapa do ciclo PDCA, e se os resultados não forem satisfatórios, deve-se elaborar um novo plano e iniciar um novo ciclo, para alcançar o objetivo que o mesmo propõe: qualidade dos produtos.
Como funciona o ciclo PDCA?
Como o próprio nome já define, é um funcionamento cíclico, onde a sequência das ações deve ser iniciada novamente, tão logo é concluída. É um processo contínuo, que não tem fim e sempre persegue a melhoria contínua de pedra brita para estacionamento.
Todo ciclo funciona quando se inicia o planejamento do PDCA, como ponto de partida para as outras atividades, como a criação de um cronograma e o processo tem como objetivo a identificação das estratégias para alcançar a qualidade do produto.
Basicamente falando, o planejamento do ciclo PDCA funciona se estiver bem alinhado e descrito, levando a empresa de esguicho regulável hidrante a execução das etapas que, no fundo, são interligadas.
Essa é a hora do planejamento sair do papel e ser colocado em prática, para que o ciclo possa ser compreendido, indo além de uma simples anotação em uma prancheta para a conferência de números.
As falhas ocorrem em tempo real, mas o gestor tem a possibilidade de corrigi-las, se o plano for bem detalhado e as ações adotadas vão facilitar a tomada de decisões dos responsáveis no momento dos desvios.
Se os resultados analisados são positivos ou negativos, eles serão entendidos pela equipe e estas informações terão como base a alimentação de um novo planejamento.
O ciclo termina e inicia-se outro.
Como utilizar o ciclo PDCA na empresa
O ciclo PDCA foi criado para solucionar um problema detectado, na qualidade de um produto, em 5 passos, eles são baseados em:
- Notar um ponto fraco;
- Apontar qual é o problema;
- Definir a dificuldade;
- Propor diversas soluções para a questão;
- Analisar os resultados dos métodos para descobrir quais foram efetivos.
O ciclo PDCA é utilizado para analisar profundamente algum problema surgido, indicando as possíveis soluções, tornando, assim, suas técnicas mais efetivas e também é utilizado para remediar os pontos fracos da empresa.
Mesmo que nenhum problema ocorra nos investimentos financeiros da instituição, ainda assim o método previne que os processos adotados sofram entraves, promovendo melhorias contínuas no processo operacional do negócio.
A melhor forma de monitoramento dos processos e resultados detectados pelo ciclo PDCA é por meio de um programa de gestão integrada (ERP).
Por meio deste software é possível gerenciar as atividades e movimentações da empresa, sendo possível cruzar as informações e criar relatórios específicos em cada situação.
Tendo um bom controle das etapas do ciclo PDCA, o uso deste método transforma a rotina de um empreendimento, otimizando tempo e melhorando a produtividade de todos os colaboradores da equipe.
Usando esse método de forma preventiva e contínua, auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos da empresa.
Evita a tomada de decisões de forma impulsiva, pois ele prioriza a medição de dados e resultados importantes para um bom gerenciamento.
Erros no uso do PDCA
É natural que alguns gestores encontrem dificuldades para identificar o que realmente é válido ou não nas informações fornecidas no ciclo PDCA e fatalmente cometem erros.
A lista abaixo mostra seis equívocos bem comuns:
- Não fazer o planejamento adequado;
- Falta de capacitação da equipe;
- Falta de acompanhamento das etapas;
- Não registrar os resultados obtidos;
- Não definir os planos de ação;
- Não escolher os melhores métodos de medição.
A ferramenta é bastante intuitiva, e o ciclo PDCA pode ser aplicado em qualquer tipo de projeto, do mais simples ao mais complexo, porque ajuda no direcionamento da equipe para que sejam desenvolvidas melhorias contínuas na empresa.
Ela aguça os sentidos para que falhas sejam identificadas e permite que todos os envolvidos visualizem as mudanças realizadas que foram realizadas.
Com isso, a empresa aumenta a eficiência dos processos e obtém maior produtividade, porque os projetos são desenvolvidos com mais agilidade e destreza, garantindo um aprendizado maior quando as atividades são executadas.
Contribui, também, para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe, reduzindo custos operacionais e de RH, impactando, também, no orçamento de projetos.
Uma organização estruturada dentro das fases do ciclo PDCA, onde cada uma delas tem importância fundamental, não podendo ser ignoradas.
A etapa de planejamento é a mais trabalhosa e complexa, todavia, um bom planejamento auxilia na passagem para as outras.
Considerações finais
Portanto, com relação à aplicação do ciclo PDCA, é importante citar como é fundamental a utilização das métricas, sendo possível saber o quanto do objetivo da empresa foi alcançado. Se as métricas não forem medidas, não é possível gerir a instituição.
Ao ser enraizado o ciclo PDCA, mais e mais benefícios aparecem, pois a melhoria é algo que nunca para.
Adotar o Ciclo PDCA é opcional, mas, a partir do momento que a empresa a utiliza, é improvável que essa ferramenta de gestão deixe de ser usada para encontrar soluções nos processos empresariais.
O conhecimento técnico da ferramenta por parte da equipe é fundamental para o desdobramento do ciclo e cada etapa do método necessita de profundo conhecimento sobre como a empresa atua, quais são as soluções e os processos.
É interessante destacar que os profissionais devem compreender as metodologias interativas, que estão conectadas com os métodos ágeis.
O próprio ciclo é enquadrado nos métodos ágeis, como uma solução flexível, colaborativa e aberta a mudanças constantes. Obviamente, o conhecimento aplicado da gestão é um pilar importantíssimo para que a ferramenta seja implantada.
Porém, além do estudo do método, somente a experiência do uso e a prática podem levar a empresa a uma cultura de otimização contínua.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
