Execução de Eventos: O que é preciso?

Organizar eventos corporativos pode ser uma tarefa bastante trabalhosa, mas, sem sombra de dúvida, é muito recompensador reunir diversas pessoas em um único local para prestigiar uma conquista ou algum outro objetivo, ou mesmo lançar algum produto.

Saber criar um evento de sucesso é um desafio, e o resultado final pode ser um completo desastre caso o organizador não saiba o que está fazendo, causando um efeito colateral ao proposto para o evento.

Muitas etapas são necessárias, desde o planejamento até a execução do evento propriamente dito.

No artigo de hoje, iremos entender um pouco melhor o que é preciso fazer para organizar um evento, seja ele com uma grande equipe de aluguel de stand para divulgação ou algo mais simples.

Acompanhe o post até o final!

Estabeleça o objetivo do evento

Quando se pensa no planejamento de um evento, começamos a imaginar como seria o evento ideal, quantas pessoas irão comparecer, onde será, qual a temática, etc. Mas, antes de tudo isso, é preciso definir o objetivo principal do evento.

O objetivo do evento é o alicerce para que seu planejamento seja funcional e bastante assertivo, visto que a confraternização pode ser utilizada de diversas formas, dependendo qual você deseja abordar.

Logo, a finalidade pode ser algo mais voltada a vendas e marketing, procurando apresentar o seu mais novo serviço de consultas psiquiátricas ao mercado, fazendo assim todo o evento voltado para dar destaque a este serviço.

Da mesma forma, é possível organizar um evento onde o foco é a venda em uma data comemorativa específica, como por exemplo o Natal, Dia das Crianças ou até mesmo a famosa Black Friday. 

Existe uma terceira linha de objetivos que pode te guiar, que nada mais é do que promover a confraternização entre funcionários, membros, sócios e clientes da empresa, buscando assim melhorar o relacionamento entre todos, mesmo que cada um em seu nicho. 

Também é importante que o objetivo esteja sincronizado com o formato do evento, alinhando dessa forma todas as expectativas com antecedência, impedindo uma possível frustração gerada por expectativas de outros.

Ao imaginar o formato de seu evento, pense em qual dos descritos abaixo ele melhor se encaixa:

• Palestra;
• Confraternização;
• Debate;
• Webconferência;
• Feiras;
• Congresso.

Definir qual o formato te ajudará com o nosso próximo tópico, que servirá como orientação para começar a dar forma ao seu evento.

Defina o seu público-alvo

Fãs de tecnologia, consumidores de alimentos orgânicos ou amantes de feiras geeks. Todas essas pessoas têm algo em comum quando vão a um evento que conversa com sua personalidade: encontram pessoas parecidas com elas.

Logicamente, mesmo que as pessoas sejam diferentes, o motivo por estarem ali é algo em comum entre elas. Portanto, isso pode gerar discussão e debates incríveis por parte dos convidados do evento, além de se criar uma grande teia de contatos.

Logo, você, organizador, é responsável por unir essas pessoas. Portanto, definir muito bem o público-alvo é um passo essencial, para que assim a temática da festa não se afaste de seu objetivo e que ninguém se sinta desconfortável durante esse período.

A grande maioria do conteúdo disponibilizado durante o evento, desde a refeição para empresa até o tipo de entretenimento, devem ser pensados de forma estratégica para que o real objetivo seja alcançado.

Para fazer isso de forma eficiente e coesa, seja criativo e misture o objetivo do evento com o tipo de formato e o estilo cultural de sua empresa, criando assim algo único e diferente. Por exemplo, uma confraternização é diferente de uma webconferência, portanto, se atente.

Divida as tarefas de forma organizada

Mesmo que você seja um profissional que atua há anos no mercado organizando eventos, ainda assim é possível que esqueça de algo ou tenha demasiado trabalho para si e, dependendo da magnitude do evento, sozinho não será possível finalizar tudo a tempo.

Por este motivo, ter uma equipe forte e eficaz é a chave para o sucesso, fazendo com que o evento seja entregue conforme o planejado, dentro do prazo estabelecido e que tenha tempo para possíveis revisões antes do dia marcado.

Seja em eventos para promover serviços de tratamento terciário de efluentes, ou sobre a mais nova descoberta tecnológica do mercado, um erro básico de muitos organizadores é tentar fazer tudo sozinho ou deixar boa parte dos processos nas mãos de outras pessoas.

A distribuição efetiva das tarefas impede que alguém fique mais sobrecarregado do que deveria. Desta forma, mesmo que todos trabalhem muito, no final, o trabalho será menor para cada um do que se alguém tivesse de lidar com tudo.

Mas, para tal proeza, uma equipe responsável e organizada deve ser montada. Estude o perfil de cada colaborador de sua equipe e extraia os pontos fortes de cada um, para aumentar a possibilidade de sucesso. Portanto, conhecer a sua equipe é fundamental!

Se atente ao orçamento disponível 

Desde o aluguel de som para festa até a iluminação no dia evento, tudo isso deve ser colocado na ponta do lápis e requer um grande esforço por parte do planejamento já no início.

Pense no evento em si, em quantas pessoas pretende que compareçam, o material que terá de ser produzido, o que terá de ser alugado, possíveis custos não previstos, infraestrutura necessária, entre outros aspectos.

Toda e qualquer ação empresarial deve ser justificada pelo investimento nela realizado, ou seja, defina um orçamento inicial com uma possível variação, caso contrário, os valores podem ultrapassar e muito o que é planejado, podendo até dar prejuízo para a companhia.

Busque economizar de maneira eficiente, utilizando de palestrantes dentro da própria equipe (quando o evento é realizado pela própria empresa), alugar espaços mais baratos com relógio de ponto digital com comprovante, utilizar alguns itens sustentáveis, etc.

Ainda dentro deste tópico, como foi citado anteriormente, o que de fato é muito importante para a execução do evento é qual infraestrutura irá utilizar e como organizará o espaço em si durante o período de tempo.

Seria muito ruim ter mais pessoas do que número de cadeiras disponíveis, por exemplo, ou ter apenas um banheiro para mais de cem pessoas. Esses itens básicos devem ser pensados com bastante cuidado para gerar o mínimo de problema e desconforto possível.

Estas observações não são ações secundárias, muito pelo contrário: devem ser uma de suas prioridades. Imagine comparecer a um evento de 5 horas e não ter um lugar para sentar, tendo que ficar de pé durante todo o período?

Além disso, se tiver comida durante o evento, esteja atento para que tenha uma quantidade razoável, já que existem pessoas que comem mais e outras que comem menos. Nesse caso, o melhor é sobrar comida do que faltar.

Avaliação e estratégias de divulgação

Desde a gravação de áudio e vídeos até o gosto da comida, a satisfação dos convidados deve ser sua prioridade.

Portanto, avaliações são uma maneira de verificar o que estava bom para manter o nível de qualidade e o que poderia ser melhorado, tendo como realizar melhoras no próximo evento.

Lembre-se de que, acima de tudo, o evento é uma estratégia da empresa para se atingir algum objetivo, e por esse motivo, deve ser avaliado como qualquer outra ação empresarial, buscando sempre ser mais produtivo e eficiente em uma próxima oportunidade.

Liste os acertos e os erros cometidos, converse com a sua equipe e entenda quais foram os pontos positivos e negativos, desde economizar de forma eficiente nas músicas escolhidas até em gastar mais dinheiro do que o necessário com o telão de led para shows.

Por fim, porém não menos importante, seja extremamente assertivo no momento da divulgação. Essa é a hora onde os profissionais de marketing devem brilhar e fazer a sua mágica.

O ideal aqui é utilizar diversas estratégias de divulgação, buscando os canais mais influentes e que mais tenham relação com o seu público-alvo. Elaboração de flyers digitais e campanhas exclusivas para o evento pode ser uma jogada de mestre.

Caso seja algo para a empresa inteira, é possível disparar e-mails durante o decorrer de algumas semanas antes do evento, alimentando o público com expectativa e fazendo-os conversar sobre a festa, mudar sua agenda para o dia, pensar em como irão vestidos, etc.

As redes sociais também são uma ferramenta poderosíssima na hora de divulgar o evento, podendo criar postagens que dão dicas de como será o evento, os benefícios disponíveis para os participantes, a programação, etc.

O importante é ser bastante claro e objetivo, respondendo as três principais dúvidas: o que, onde e quando. 

Com isso, esperamos que você tenha entendido um pouco melhor sobre como funciona todo o processo de organização e execução de eventos. Agora é colocar a mão na massa para fazer um evento inesquecível! 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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