Conheça 6 dicas para desenvolver um plano de contingência

6 dicas para desenvolver um plano de contingência

Ter um bom plano de contingência é essencial para qualquer corporação. Isso porque, toda empresa, independentemente de seu setor, está sujeita a riscos que saem do controle da gestão.

Um exemplo disso seria uma catástrofe natural ou até mesmo um incêndio. 

Ambas são situações que inviabilizam as instalações, provocam perdas de documentos e trazem muitas dificuldades para recuperar o que foi perdido.

O plano de contingência entra em ação nesses momentos para minimizar ou até evitar os efeitos negativos dessas situações inesperadas. 

Mesmo sendo muito importante, alguns gestores e empreendedores não sabem do que se trata esse documento.

Nós vamos explicar tudo por aqui, mas, por hora, é importante que você saiba que imprevistos acontecem e todos estão sujeitos a eles. 

O que muda é o quanto você estava preparado para lidar com esses problemas.

Se você tem um plano de ação, fica muito mais fácil reverter a situação e restabelecer o negócio como ele era, inclusive, pode melhorá-lo.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar o que é um plano de contingência, como desenvolvê-lo e mostrar a sua importância. 

Sendo assim, se você tem dúvidas sobre o assunto, confira até o final.

Plano de contingência: o que é ?

O plano de contingência é um documento que orienta e direciona as ações que devem ser tomadas frente a situações negativas e imprevisíveis. 

Ele vai orientar tanto os colaboradores quanto os gestores nessas ocorrências.

Esse planejamento envolve informações, respostas e treinamentos, que devem ser adotados como procedimentos. 

Assim, a empresa supera dificuldades que possam aparecer ao longo do tempo.

Cada organização, como um fabricante de controle de acesso biometrico, lida com situações distintas e próprias, decorrentes do tipo de atividade realizada internamente. 

Por esse motivo, dentre os problemas que podem ser amenizados estão:

  • Greves e paralisações;
  • Incêndios;
  • Perdas de documentos;
  • Falta de energia elétrica.

O plano de contingência não para por aí, ele também ajuda a lidar com inundações, assaltos, explosões, acidentes de trabalho, falta de água e ataques cibernéticos.

Cada uma dessas situações deve ser abordada individualmente no plano. 

Ele vai indicar o que deve ser feito e as ações preventivas, e assim minimizar as consequências negativas e os prejuízos.

Esse planejamento também é conhecido como plano de recuperação ou plano de continuidade, sendo uma ferramenta muito importante para reduzir riscos que possam tornar uma estrutura inoperante.

É assim que a companhia consegue recuperar, de modo pleno ou parcial, suas atividades. 

Sendo assim, na ocorrência de qualquer problema, esse plano ajuda a restabelecer a normalidade, evitando paralisações.

Qualquer evento que fuja da normalidade não vai impedir que, por exemplo, uma empresa de entrega de documento motoboy deixe de realizar suas atividades normalmente.

Em outras palavras, qualquer evento que fuja da anormalidade não vai comprometer a segurança, visto que a empresa terá condições de responder à altura.

O documento deve constar todas as ações que precisam ser colocadas em prática durante uma adversidade, portanto, ele deve ser de total conhecimento de todos os colaboradores, independentemente de cargo ou hierarquia.

Para isso, é necessário que a corporação organize treinamentos para que todos os seus envolvidos sejam orientados em relação às táticas que devem ser adotadas.

É assim que a companhia minimiza perdas durante um incidente, visualiza os riscos empresariais, guia as equipes diante de situações inusitadas e desenvolve o espírito de colaboração dos funcionários.

Em linhas gerais, esse documento evita que a empresa pare, mesmo que esteja diante de um grande desafio. 

É por isso que ele pode ser aplicado a negócios de qualquer porte e segmento.

Como fazer um plano desses?

Para montar um bom plano de contingência e estar preparada para as adversidades e imprevistos, uma empresa de estampagem deve investir nas seguintes estratégias:

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1.    Montar um comitê de gestão de crise

Este é o primeiro passo para elaborar o plano, e essa equipe deve ser multidisciplinar, composta por profissionais que tenham o conhecimento necessário para desenvolver e aplicar métodos para resolução de problemas.

Quando a companhia coloca seus colaboradores como solucionadores de momentos de crise, enriquece seu plano de contingência com estratégias eficazes. 

Isso porque cada um deles colabora com experiências e pontos de vista pessoais sobre o negócio.

2.    Conhecer os riscos

Nesta etapa, o comitê realiza um brainstorming para determinar quais são os impactos nas atividades da corporação, caso algum tipo de desastre venha a acontecer.

Para fazer esse levantamento, é necessário acompanhar todas as ações operacionais de cada setor. 

É assim que uma empresa de avaliacao para seguro de bens intangiveis obtém indicadores de desempenho em relação às fragilidades de cada área.

Cada vez que um processo for identificado, a equipe deve avaliar o impacto dessa falha, levando em conta as interdependências entre os processos e determinando suas prioridades.

3.    Estabelecer as estratégias

Assim que tiver os indicadores de desempenho, é chegado o momento de desenvolver estratégias que ajudem a solucionar os problemas indicados.

É uma etapa importante na criação do plano de contingência, tendo em vista que estamos falando da reunião de recursos que vão permitir que a corporação se recupere mais rapidamente, minimizando os danos.

No entanto, o comitê de um fabricante de armario arquivo para escritorio deve pensar em ações fáceis de serem colocadas em prática.

É assim que ela poderá aproveitar melhor as ferramentas que a empresa dispõe, como no caso dos recursos logísticos, financeiros, humanos e tecnológicos.

4.    Organizar as táticas

Estabeleça quais ações precisam ser seguidas diante de um incidente. Por exemplo, em caso de incêndio, determine quem deve acionar o Corpo de Bombeiros e quem fica responsável por evacuar o local.

O ideal é que, ao organizar as táticas, o comitê comece pelas situações mais prováveis de acontecerem.

5.    Escrever o guia

Sabendo quais são as estratégias necessárias para conter os riscos, tudo deve ser reunido em um único documento. 

Assim sendo, o plano deve contar com informações necessárias, funcionando como um guia.

Tudo deve estar redigido de forma clara e concisa, para isso, separe tudo por índices e localize a definição dos problemas, bem como suas soluções de curto, médio e longo prazo.

6.    Revisar e testar

Uma gráfica de Envelopamento para Carros deve testar o seu plano de contingência, assim como investe em treinamentos e soluções para sua brigada de incêndio.

Leve em conta que a realidade das empresas muda constantemente, portanto, é necessário revisar o planejamento periodicamente, pelo menos uma vez por ano, para saber se algum ponto precisa ser alterado.

Importância do plano de contingência

Ao longo deste texto, você deve ter percebido qual é a importância de elaborar um plano de contingência. 

Portanto, para reforçá-lo ainda mais, vamos mostrar alguns benefícios, são eles:

Orienta o comportamento das equipes

Quando ocorre um problema grave, os funcionários podem ficar desorientados, se não houver um caminho a seguir. 

Mas, se o plano de contingência de um fabricante de cadeira para call center está bem estruturado, todos saberão como agir.  

É dessa forma que a corporação consegue manter a ordem, mesmo diante de situações complexas. 

Assim, conseguem restabelecer a operação o mais próximo possível da normalidade, até que tudo esteja resolvido.

Diminui o impacto das perdas

Quando o processo sofre uma pausa forçada por conta de algum problema, o plano de contingência ajuda as operações a voltarem ao normal, o que minimiza os danos e prejuízos.

Trata-se de um fator que determina se a empresa vai sucumbir aos efeitos do problema ou lidar melhor com ele.

Naturalmente, existe um custo para formular e manter o plano de contingência, e cabe ao departamento de gestão de riscos determinar se o custo desse controle é viável, frente aos riscos inerentes à organização.

Ajuda a empresa a enxergar seus riscos

Quando uma empresa de assistencia tecnica LG smart TV está formulando esse documento, precisa revisar todos os seus processos internos.

A partir disso, ela começa a enxergar com mais clareza outros riscos que, às vezes, passam despercebidos. 

Os riscos, controles, processos e indicadores estão sempre juntos, então, criar esse planejamento é revisar o funcionamento do próprio negócio.

É assim que a corporação sabe quais são seus riscos e quais as melhores tratativas para eles. 

Portanto, ao ter essa visão integrada, fica mais fácil saber o que está adequado ou não e de que modo a empresa pode ser mais eficiente.

Conclusão

Toda e qualquer empresa está sujeita a imprevistos, mas não precisamos esperar que eles aconteçam para tomar uma atitude, pois pode ser tarde demais.

O plano de contingência é uma medida preventiva importante para o seu negócio, e neste artigo, você aprendeu a elaborá-lo, para manter sua empresa segura e ter acesso a todos os benefícios.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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