Entre todas as estratégias e ferramentas para alavancar a produtividade, nenhuma delas é tão essencial e certeira quando se estabelece uma rotina. A maneira como você organiza seu dia a dia pode determinar seus resultados e fazer com que alcance seus objetivos.
Antes de mais nada, é importante dizer que rotina não necessariamente significa fazer tudo sempre na mesma hora, nem é uma forma entediante e previsível de tratar seu cotidiano.
A rotina, na verdade, tem o poder de fazer com que você automatize o que não precisa ser pensado, organize suas demandas e tenha muito mais tempo livre para atividades de lazer e autocuidado.
É equivocado também pensar que a rotina será algo maçante ou deixará seus dias engessados, pois quanto mais organizado e fixo você é no que precisa, mais livre e espontâneo poderá ser para outras coisas.
Além disso, é comum que os inimigos de rotinas se sintam como se nunca tivessem tempo para nada ou que vivessem de forma ansiosa, uma vez que não têm o controle de suas atividades.
É importante dizer que, da mesma maneira, os horários têm pouca participação na organização das tarefas em seu trabalho de forma rotineira, pois importa muito mais a sequência do que necessariamente os horários que serão feitas.
Assim, planejar a ida a um estabelecimento poderá não ter impacto algum na rotina já estabelecida, desde que, é claro, ela seja realizada no mesmo espaço de tempo todos os dias.
Desenvolvendo uma rotina
O primeiro passo é listar suas áreas de responsabilidade, por isso, organize-se!
O que você faz todos os dias tem relação direta com os papéis que desempenha dentro e fora da empresa. Mantendo apenas no ambiente corporativo, escopo desse texto, é importante entender quais são suas atribuições.
Você, que é gerente de criação de conteúdo, pode ser responsável por acompanhar o contrato de locação da sala comercial compartilhada que a empresa utiliza, por exemplo. Listando todas as suas funções, fica mais fácil chegar às suas ações diárias.
Uma vez estabelecidas as posições ocupadas, faça outra lista, que poderá ser bem longa, com tudo o que você tem em mente e que faz diariamente, que ainda precisa fazer, tarefas que foram delegadas, e as deixadas de lado.
Enfim, todas as ações cujos resultados dependem de alguma ação sua ou impactarão de alguma forma o seu trabalho e linha de atuação, devem ser listados.
Após reunir tudo o que está na sua mente do que precisa ser feito, por você ou por outros, é hora de processar essas informações.
Vale a pena juntar cada uma das anotações em uma pasta personalizada com orelha para manter as ações juntas e ir pegando papel por papel.
Para cada uma das tarefas, você deve refletir em torno de algumas categorias para poder encaixá-la no local certo dentro de seu sistema de organização, sendo:
- Tarefas rápidas (menos de dois minutos);
- Tarefas com mais de um passo, que serão projetos;
- Tarefas que podem ser delegadas;
- Tarefas delegadas que pedem acompanhamento;
- Tarefas que devem ser recorrentes;
- Tarefas com prazo;
- Compromissos;
- Tarefas para um momento futuro;
- Tarefas que perderam importância.
Para finalmente organizar sua rotina, esse momento é de extrema importância, uma vez que determinará o que realmente deve entrar nela e o que poderá ficar de fora.
Com base nos passos já realizados, é possível encaixar alguns processos dentro do seu cotidiano também.
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Usando a agenda com sabedoria
Além das tarefas que foram descartadas, outras categorias devem ser o foco nesse momento, que são as ações que têm relação com datas. Estas devem ser inseridas na agenda ou calendário – mas apenas essas.
Isso se dá por uma razão muito simples: é comum que, na ânsia pela organização e produtividade, lancemos mão de uma agenda e preenchemos todos os dias com diversas tarefas, como um jogo infantil de montar peças.
As tarefas que serão guardadas para um momento futuro devem ficar armazenadas em outro lugar.
Se você tem intenção de modificar em seu escritório uma parede de gesso divisória, mas só no ano que vem, não há sentido em ficar tropeçando nessa tarefa toda vez que abrir a agenda.
O caso é que nada gera mais frustração que, ao bater do relógio mostrando o fim do expediente, perceber que nem metade daquela longa folha preenchida foi realizada, te obrigando a abandonar a agenda ou reescrever todas as tarefas no dia seguinte.
Não faça mais isso! Na sua agenda, deve estar somente o que tem prazo naquele dia específico ou compromissos inadiáveis e já confirmados. Só.
Pode ser interessante também prever o tempo de deslocamento necessário para tais compromissos, se forem distantes.
Suas ferramentas de organização presentes em sua sala de reunião moderna devem lhe dar clareza e oferecer informações seguras e confiáveis. Por isso, não se deve preencher a agenda com mais coisa que realmente deve estar ali.
Um ponto interessante que pode ser colocado na sua rotina, caso goste de se programar para realizar tarefas no dia e isso te torne mais produtivo, é separar, à parte, quais são as três grandes ações que merecem seu foco naquele dia.
Montando sua rotina diária
Em sua rotina diária não deverá haver nada além do essencial. Com base nas informações anteriores, pode ser um pouco mais claro saber o que é ou não fundamental em termos de tarefas e o que você pode deixar automático para facilitar.
Antes de mais nada, pode ser interessante observar o que te deixa bem para começar o dia. Se, ao chegar ao escritório um dia mais cedo, você sentiu que fez sua jornada com mais tranquilidade, pode ser interessante tentar chegar um pouco antes.
Ainda, se tomar chá em determinado horário parece lhe tornar mais produtivo, separe já algumas caixinhas para armazenar próximo à sua mesa de trabalho e mantenha o hábito.
Entre as categorias de tarefas mencionadas acima, esse é o momento de mergulhar nas ações de recorrência. O que deve ser repetido mensalmente, semanalmente e diariamente, deve entrar agora na sua atenção para montar a rotina.
Outro ponto a ser considerado é que esse processo de coleta de informação, seguido de processamento pode ser realizado, em menor escala, de forma diária. O nosso cérebro deve ser usado para ter ideias, mas não para guardar uma série de tarefas.
Assim, quando você opta por distribuir as tarefas, ordenadamente, em um local seguro, como um caderno, agenda, um aplicativo ou até mesmo um software com essa finalidade, você libera espaço e garante tudo o que precisa estar seguro para consulta.
Como mencionado, é bom ter um encadeamento de ações, assim, você não esquece nada e tem uma rotina sempre objetiva.
Uma boa sugestão para a rotina matinal seria: chegar no escritório, conectar os projetos de automação industrial da internet no computador, preparar um café, verificar seus e-mails, revisar sua lista de tarefas e identificar quais são as maiores demandas do dia.
Outra forma de estabelecer uma rotina é ter uma checklist com todas as ações que devem ser realizadas todos os dias. Poderia ser, por exemplo, responder e-mails duas vezes por dia, verificar encomendas de clientes, processar correspondências, etc.
A ordem do dia é automatizar tudo que não precisa ser decidido diariamente, para que, ao final do expediente, você esteja disposto e ciente do que fez e do que ainda precisa ser feito, com calma.
Resultados de uma rotina organizada
Uma rotina organizada, com suas ações bem guardadas por ordem de prioridade, seus projetos todos em dia com o andamento que melhor funcione, na qual você tem espaço para pensar e ter ideias, faz com que todo o seu cotidiano seja melhor.
O tempo, que antes era o inimigo, com o qual você travava batalhas intermináveis e só perdia, passa a ser um aliado de um dia a dia tranquilo, por mais demandante que seu ambiente de trabalho possa ser.
Quanto mais você consegue produzir, com organização, mais você se sente atingido pelos marcos e tem ânimo para desbravar novos territórios. Sonhos que pareciam distantes, ao serem quebrados em diversas pequenas ações, se tornam tangíveis.
Se sua vontade é ter um cargo importante e já se imagina preenchendo uma mesa grande para escritório com prêmios recebidos, o primeiro passo é se organizar para fazer acontecer. Como diz a famosa frase de Walt Disney: Se você pode sonhar, você pode fazer.
A rotina é parte fundamental, pois se você coloca em seu cotidiano pequenas ações em busca de seus objetivos, você dá vida à organização e se aprimora cada vez mais.
Com o tempo, ao viver uma hora de cada vez com propósito, cada dia com rotina, foco e planejamento, você passa a construir uma vida melhor e contribui para um ambiente de trabalho mais harmonioso.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.